I documenti
elettronici svolgono un ruolo sempre più importante nella nostra vita
quotidiana. Questa nuova realtà mette in risalto le varie sfide e le possibili
soluzioni che questo tipo di documento pone in merito alla riservatezza,
l’autenticità, l’integrità, la diffusione, il diritto d’autore, la forza
probatoria o l’archiviazione di documenti elettronici.
I documenti
tradizionali ed i documenti elettronici hanno caratteristiche molto diverse. I primi
presentano l’informazione sotto una forma materiale (per es. su tradizionale
carta) e sono caratterizzati dalla riunione indissociabile della struttura, del
contenuto e della presentazione.
Un documento
digitale, per contro, è il termine che designa ogni forma d’informazione digitale
e dunque non materiale. In tale documento, la struttura, il contenuto e la
presentazione sono generalmente dissociati e ciascuno di questi elementi può
essere codificato in modo diverso. D’altra parte, il ciclo di vita di un
documento tradizionale conta quattro tappe ben distinte: la creazione, l’utilizzo attivo,
l’archiviazione e la distruzione. Nel caso del documento elettronico,
il passaggio dell’utilizzo attivo all’archiviazione non è più così netto ed il numero
di copie in circolazione rende impossibile determinare con precisione il
momento della distruzione.
I documenti
digitali offrono certamente opportunità e nuove possibilità, ma presentano
anche nuovi rischi e pericoli. Siamo soltanto all’inizio di una lunga
evoluzione e cominciamo appena a riflettere sui problemi che pone
quest’evoluzione, soprattutto nel settore dell’archiviazione.
Il termine di
documento è attualmente ancora interpretato in maniera abbastanza variabile a dipendenza
delle lingue e delle culture nelle quali ci si situa. Negli ambienti
anglo-sassoni ad esempio, un documento è molto spesso utilizzato per archivi
(file) di testo. L’estensione “.doc” è un buon esempio per dimostrarlo.
Nell’ambiente francofono, il termine documento viene legato più concretamente a
un documento cartaceo. Molte persone così associano la gestione dei documenti
elettronici a dei documenti scannerizzati, questo tuttavia copre soltanto una
parte molto piccola di questa tecnologia. Il termine documento elettronico
copre tutte le informazioni stoccate in un sistema d’informazione come unità in
un archivio (file). Potrebbe trattarsi quindi di un documento scannerizzato, di
un fax inviato in maniera digitale, di un file di un programma di burotica, di
file audio e video, di messaggi EDI (Electronic Data Interchange: sistema
di e-mail che permette a due imprese di scambiarsi i dati relativi ad ordini e
fatturazioni), ecc.
L’insieme di
questi documenti può essere trattato con un sistema di Gestione Elettronica dei
Documenti (GED).
Negli ultimi
anni l’importanza dell’archiviazione sta sempre più assumendo un ruolo
determinante nella gestione dell’amministrazione pubblica e privata. In uno
studio di Gartner Group di qualche anno fa, fra 200 managers, il 60 % erano
dell’avviso che un sistema di GED è importante al pari dei servizi di base quali
e-mail, stampe, ecc.
Sulla base di
studi degli autori del libro “Dokument-Management, Springer 2002”, con un processo
di archiviazione elettronica abbinato ad un processo di workflow, si possono
ottenere dei risparmi sia finanziari che in ordine di tempo.
Archiviare
elettronicamente un documento significa dunque convertire il suo contenuto
(testi, immagini, schemi, ecc.) in un formato tale da poter essere trattato da
un sistema di elaborazione dati. Queste informazioni devono essere poi
completate con altre che permettano una corretta identificazione, catalogate ed
infine memorizzate su supporti informatici, pronte quindi per essere riprodotte
in caso di consultazioni e ricerche e, quindi di qualsiasi forma di utilizzo al
pari della carta stampata.
http://www.infooggi.it/articolo/documento-vs-documento-elettronico/39810/
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