Da "La spr@le della conoscenza" - Applicazioni Cloud e GED

L’ambito della Pubblica Amministrazione (PA) dovrebbe essere quello in cui maggiormente utilizzare le moderne strategie e tecnologie di condivisione, anche se dai risultati di alcune ricerche sembra che il settore pubblico in generale non stia sfruttando al massimo i benefici derivanti dal cloud computing, tra cui il semplice accesso alle informazioni e un migliore utilizzo della conoscenza con conseguente aumento della flessibilità, in un’ottica di business.

Questo probabilmente è una conseguenza della considerazione dei processi documentali come non interconnessi tra di loro e la convinzione che persone e tecnologie coinvolti in tali processi siano da considerarsi come elementi a sé stanti, distinti e separati tra di loro, anziché complementari, come in realtà sono.

Dalle ricerche risulta che il 47% degli enti pubblici utilizza il cloud per condividere i documenti, mentre per il 71% ne usufruisce per consentire ai dipendenti di accedere alle informazione a partire da dispositivi mobili (mobile devices). Ci sono comunque organizzazioni del settore pubblico che riconoscono che la tecnologia possa realmente aiutare a migliorare i servizi al cittadino erogando grande utilità e qualità. In tale contesto è importante che i processi documentali vengano gestiti in modo che le informazioni siano assolutamente corrette e condivise tra i vari uffici in maniera sicura ed efficiente. La sfida è che la PA utilizzi sempre maggiormente dati in formato elettronico e che il cloud svolga così un ruolo fondamentale nel passaggio dall’utilizzo del cartaceo al digitale. In questo modo si può garantire accesso alle informazioni al momento giusto e nel momento corretto, gestendo workflow documentali organizzati in base alle proprie esigenze ed a quelle di tipo funzionale.

Secondo i report delle ricerche condotte si evince, inoltre, che esiste un gap tra le tecnologie del front office e del back office, che si traduce in inefficienze, duplicazioni e impossibilità di accedere in tempo reale alle informazioni, minacciate anche dal problema della sicurezza degli accessi, esponendosi addirittura a rischi di perdita di dati.

Una delle maggiori sfide che il settore pubblico oggi affronta, riguarda proprio la necessità di rendere le informazioni accessibili e, dunque utilizzabili sia dal personale che dai cittadini, allo stesso tempo senza minare alla sicurezza dei dati. Un’analisi periodica dei processi documentali, inoltre, aiuterebbe ad identificare eventuali rischi ed opportunità al fine di migliorare la condivisione  delle informazioni in maniera sicura, all’interno di processi che in un’azienda si verificano in modo regolare e costante, riguardando, ad esempio, la gestione e la reportistica finanziaria, nonché la contabilità.

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