Nell’attuale ambiente competitivo, caratterizzato da grande incertezza, da continui, repentini mutamenti e da uno sviluppo tecnologico in continua accelerazione, la necessità per le imprese di dotarsi di una struttura flessibile è diventato un imperativo non più soltanto per acquisire un vantaggio rispetto ai concorrenti ma, addirittura, per sopravvivere sul mercato.
Nell’era dell’Information e Communication Technology è il concetto stesso di informazione che si è ampliato e con esso anche la nozione di documento ne risulta modificata. Una prima definizione di “documento informatico” è stata introdotta nel nostro ordinamento dalla legge 23 dicembre 1993 n. 547, in materia di criminalità informatica, che stabilisce che si può considerare documento informatico “qualunque supporto informatico contenente dati e informazioni aventi efficacia probatoria o programmi specificamente destinati ad elaborarli”. La legge n.59 del 1997, all’articolo 15, stabilisce che "gli atti, dati e documenti, formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge", mentre il d.p.r. 445 del 28 dicembre 2000 ha fissato i requisiti che il documento informatico, inteso come "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti", deve rispettare per avere pieno valore legale. Oggi il Codice della Pubblica Amministrazione Digitale obbliga tutte le amministrazioni a gestire i documenti con sistemi informatici, mediante il protocollo informatico e l’archiviazione elettronica che consente enormi risparmi di spazio e soprattutto di rintracciare velocemente qualsiasi documento, riducendo in tal modo i tempi e i costi di ricerca, e allo stesso tempo anche i costi di gestione e manutenzione degli archivi.
Il governo e la gestione di questi complessi cambiamenti necessita, ovviamente, di personale altamente specializzato. In riferimento ai servizi di outsourcing archivistico, ciò di cui si ha bisogno è un’adeguata formazione sia nel campo archivistico che in quello informatico.
In funzione di queste nuove tipologie documentali si sta delineando una nuova figura di archivista, completamente integrata con le nuove normative ed esigenze tecnologiche, in grado di effettuare analisi approfondite di processi e flussi documentali informatici, il tutto continuando a svolgere funzioni tipiche come: definire tipologie di documenti, progettare e produrre manuali di archiviazione, titolari e massimari di conservazione e di scarto.
Figure professionali, in tal senso competenti, dovrebbero essere presenti sia presso le amministrazioni pubbliche e private, sia presso le società che offrono servizi di esternalizzazione, di modo che, nel momento in cui l’ente decida di affidare all’esterno la gestione e la conservazione della documentazione, sia possibile elaborare soluzioni adeguate che possano garantire la massima sicurezza ed affidabilità dei processi, fornendo soluzioni adatte alla gestione dell’archivio documentale in ogni sua forma e sua fase del ciclo vitale.
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