giovedì 31 ottobre 2013

Nuvole non campate in aria: il cloud computing

Il fabbisogno di archiviazione digitale per il marcato consumer supererà nel 2016 la cifra di quattromila miliardi di gigabyte. La quantità storica di device mobili caratterizzano l’era post pc in cui ci troviamo a vivere oggi, un momento storico in cui tutti siamo in grado di produrre e condividere quantità industriali di file testuali e grafici, gestibili in maniera più semplice e fulminea utilizzando i nuovi servizi di cloud computing, in quanto una tecnologia che permette l’utilizzo di risorse software e hardware in remoto, rendendo accessibili applicazioni e dati da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo.
Secondo i report elaborati da Gartner, proprio i servizi legati al cloud pubblico, attinente alle cosiddette reti aperte, sono in continuo aumento, tanto che anche la Commissione Europea ha da poco varato un piano per “liberare il potenziale del Cloud computing”, in quanto risulterebbe in grado di generare guadagni sia in termini monetari che occupazionali: si parla di un aumento annuo del Pil pari all’uno per cento (circa cento sessanta miliardi di euro) e due milioni di nuovi posti di lavoro.
Lo stesso termine “cloud computing” porta con sé qualcosa di innovativo e rivoluzionario dal punto di vista dell’impatto che questi nuovi servizi avranno nella nostra società. La novità non sta certo nell’utilizzo delle tecnologie, ma nel tipo e nella modalità di impiego delle applicazioni pratiche legate ad esse, sempre più svariate e interconnesse tra di loro. Quasi ognuno di noi possiede almeno una casella di posta elettronica e ne conosce le funzionalità basilari. Quest’ultima, però se opportunamente integrata ai servizi cloud, diventa una vera e propria piattaforma, in cui sincronizzazione, accesso e condivisione dei documenti diventano sempre più facili e soprattutto immediati, senza il rischio di intasare gli inbox o farsi bloccare dai servizi aziendali. Ma tali applicazioni possono riferirsi anche a contesti e argomenti più “ludici” o (ri)creativi. Ad esempio il team work di Google Emea, sta sperimentano l’utilizzo e l’attivazione di una Universal orchestra, un’orchestra robotica, fruibile on line, composta da diversi elementi musicali, capace di creare melodie attraverso input provenienti da tutto il mondo.
Come, in definitiva, afferma Derrick de Kerchov, grande informatico moderno, “Opposto di twitter, che è l’allargamento diastolico del potere di intervento di ciascuno, il cloud computing è l’implosione della memoria e convergenza generale di ogni cosa.” Condivisione e creazione della conoscenza, attraverso l’integrazione dei servizi destinati alla sua gestione e al suo utilizzo.

lunedì 28 ottobre 2013

Conclusasi la quinta Festa Nazionale di Avviso Pubblico per la cultura della legalità

Mentre si discute ancora sulla commissione antimafia, la rete degli amministratori pubblici e l’Associazione per la legalità ‘Avviso Pubblico’ ha da poco finito di celebrare la sua quinta Festa Nazionale, che si è svolta in Calabria, a Lamezia Terme (CZ), il 25 e il 26 ottobre, intitolata “Amministratori sotto tiro. La buona politica contro le mafie”.
Sono stati due giorni di incontri e dibattiti dedicati alla cultura della legalità nella scuola e nello sport, alla prevenzione e al contrasto alle mafie e alla corruzione. A confrontarsi, personalità politiche, amministratori locali, magistrati, forze dell’ordine, mondo delle imprese, organizzazioni sindacali, associazioni e studenti.
Quest’anno è stata scelta la Calabria poiché, come documenta da alcuni anni il Rapporto di Avviso Pubblico intitolato “Amministratori sotto tiro”, in questa regione si registra il maggior numero di atti di intimidazione e di minacce nei confronti degli amministratori locali.

Lamezia Terme è diventata per l’occasione la città simbolo della buona politica contro le mafie, per potersi confrontare sui temi della cultura della legalità, della prevenzione e sul corretto espletamento delle azioni amministrative. Gli enti nazionali e locali si trovano oggigiorno nella condizione di dovere provvedere alla definizione del Piano anticorruzione, a seguito della definitiva recente approvazione di quanto previsto dalla Legge 190/2012, che analizza nel dettaglio l'attività e la funzione di controllo interno, nonché di lotta alla criminalità al fine di individuare e promuovere le buone prassi che gli enti locali e regionali devono adottare allo scopo di proteggersi da eventuali infiltrazioni mafiose o corruttive.
L’associazione Avviso Pubblico dal 1996 lavora per collegare gli amministratori pubblici che concretamente si impegnano a promuovere tale cultura della legalità democratica nella politica, nella Pubblica amministrazione e sul territorio nazionale in genere.

Il programma si è articolato in tre tavole rotonde: ‘Le regole del gioco, il gioco delle regole. Scuola, sport e cultura della legalità’, ‘Prevenire e contrastare mafie e corruzione. Quali risultati all’applicazione del Codice antimafia e della legge 190/2012?’, ‘Amministratori sotto tiro. Intimidazioni mafiose e buona politica. Presentazione del rapporto di Avviso Pubblico’.
Tanti gli ospiti di rilevanza nazionale presenti Marco Rossi Doria, Sottosegretario al Ministero dell’Istruzione, Damiano Tommasi, Presidente Associazione Italiana Calciatori, Piergiorgio Morosini, Giudice per le indagini preliminari a Palermo, Marco Minniti, Sottosegretario alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, Giuseppe Caruso, Direttore Agenzia nazionale per l’amministrazione e la destinazione dei beni sequestrati e confiscati alla criminalità organizzata e Filippo Bubbico, Viceministro dell’Interno.



[http://www.infooggi.it/articolo/conclusasi-la-quinta-festa-nazionale-di-avviso-pubblico-per-la-cultura-della-legalita/52250/]

martedì 22 ottobre 2013

Insegnanti e nuove competenze digitali

Esigenze di innovazione e potenziamento delle competenze e delle conoscenze ICT per gli insegnanti in base ai cambiamenti dei curricola scolastici e delle mutate esigenze dei processi didattici di insegnamento e apprendimento


L’attuale società della conoscenza richiede una profonda innovazione del sistema scolastico e di tutti i suoi elementi: strutture, organizzazione, risorse, metodi e contenuti.
Gli insegnanti giocano un ruolo chiave nel processo di innovazione e devono tener conto per il proprio sviluppo professionale delle sfide e dei problemi posti dalla società odierna. Il profilo professionale del docente deve allora includere competenze sulle tecnologie considerate come uno strumento per il miglioramento della produttività individuale e delle abilità di interazione e comunicazione.
Tale profilo dovrebbe quindi comprendere le abilità di creazione ed utilizzo di ambienti atti a facilitare il processo
stesso di apprendimento, così come le abilità di utilizzo delle ICT in ogni singolo aspetto della pratica del docente.
In Europa la formazione abilitante compete alle università o agli istituti di istruzione superiore e chi vi accede deve possedere le qualifiche richieste per l’ammissione alla formazione universitaria. Per l’insegnamento ai livelli prescolastico, primario ed in qualche caso secondario inferiore, tale qualifica consiste in un certificato ottenuto al termine della scuola secondaria superiore.
Per l’insegnamento nella scuola secondaria, invece, il requisito d’ingresso al corso abilitante consiste solitamente in un diploma di laurea nella materia che si intende insegnare.
Spesso il possesso di un titolo non è l’unico prerequisito richiesto; alcuni paesi stimano periodicamente il fabbisogno a breve-medio termine di insegnanti e su questa base fissano delle soglie numeriche e meritocratiche per l’ammissione ai corsi di formazione.
I percorsi abilitanti dei paesi europei sono riconducibili a due modelli: il modello simultaneo e quello consecutivo. La maggioranza degli aspiranti insegnanti del livello prescolastico e primario ottiene l’abilitazione frequentando corsi “simultanei” della durata di tre o quattro anni, così denominati in quanto i programmi di tali corsi prevedono, oltre che contenuti disciplinari e metodologici, anche esperienze pratiche nelle
scuole. È invece molto basso in Europa il numero di aspiranti insegnanti destinati alla scuola primaria che segue un corso abilitante post-lauream (consecutivo), della durata di una o due sessioni accademiche. I corsi consecutivi, frequentati principalmente da chi intende insegnare nella scuola secondaria, sono successivi al corso di laurea in una determinata disciplina e prevedono percorsi professionalizzanti di durata variabile.
Le politiche di formazione sulle nuove tecnologie per i percorsi abilitanti variano molto da un paese all’altro e talvolta anche all’interno di uno stesso paese. Le università e gli istituti che si occupano di formazione iniziale esercitano in genere una notevole autonomia sulla natura dei corsi erogati per gli aspiranti insegnanti pur dovendo, allo stesso tempo, attenersi a requisiti minimi fissati da una struttura centralizzata. Nella maggioranza dei paesi europei, infatti, gli istituti redigono i curricula dei corsi osservando le linee guida e gli standard prescritti dagli organi di governo. L’ampia eterogeneità delle competenze d’ingresso sulle ICT degli aspiranti insegnanti obbliga gli istituti responsabili della formazione iniziale ad offrire corsi di vario livello, obbligatori o opzionali; dall’analisi dei contenuti dei corsi sono emerse tre principali classi di competenze.
La prima classe riguarda le competenze di base nell’utilizzo delle nuove tecnologie, abilità che tutti gli insegnanti dovrebbero possedere. Se si tiene conto infatti della diffusione delle nuove tecnologie fra gli studenti, che le utilizzano abitualmente anche al di fuori dell’ambiente scolastico, le competenze di base nelle ICT costituiscono sempre di più un prerequisito essenziale per poter operare nella società della conoscenza. Un numero sempre maggiore di istituzioni richiede richiede quindi agli insegnanti questo tipo di competenze.
La consapevolezza, ormai diffusa in tutti i paesi europei, che lo sviluppo professionale sulle nuove tecnologie per l’educazione costituisca un fattore chiave per l’innovazione scolastica, si è tradotta in approcci diversificati al problema, che potrebbero essere idealmente allocati su un continuum al cui estremo si collocano sistemi decentrati e iniziative autonome, e all’estremo opposto sistemi molto strutturati ed accentrati. Le iniziative decentrate sono promosse da enti pubblici o da istituti privati certificati che provvedono autonomamente all’erogazione dei corsi per insegnanti in servizio.
Nei sistemi accentrati, invece, la formazione continua è completamente organizzata e gestita a livello nazionale da un unico organismo centrale.
L’ampia eterogeneità degli approcci adottati per la formazione in servizio ha reso l’identificazione delle tipologie di competenze sulle ICT più complessa rispetto a quella effettuata per la formazione iniziale. Molti
paesi sono infatti privi di un quadro di riferimento, per cui risulta difficoltoso individuare caratteristiche comuni fra le molteplici iniziative di formazione in servizio. Contenuti e abilità su cui si incentrano tali iniziative sono invece rintracciabili chiaramente laddove sussistono approcci centralizzati o piani nazionali, e possono essere classificati in tre categorie: l’utilizzo efficace delle ICT, l’utilizzo didattico delle ICT, la capacità di affrontare con le ICT problemi di pratica quotidiana posti dalla società della conoscenza.

lunedì 21 ottobre 2013

Alcuni esempi di outsourcing archivistico del passato - DOSSIER 'Outsourcing e gestione dei servizi archivistici e documentali' - Cap. VI


Il fenomeno dell’affidamento a terzi della gestione degli archivi, da parte di enti pubblici e privati, ad azienda in grado di offrire servizi globali di custodia, organizzazione, ricerca e movimentazione del materiale documentario, non è nuovo.
Maria Grazia Pastura, nella sua introduzione ai lavori del seminario tenutosi a Roma nel marzo 1999 dall’Associazione Nazionale Archivisti Italiani (ANAI), riportata nel volume che raccoglie tutti gli interventi di questo dibattito sulle nuove prospettive di gestione degli archivi, sostiene:

[Il fenomeno dell’outsourcing archivistico] dall’inizio dell’ultimo decennio è stato posto all’attenzione dell’Ufficio centrale per i beni archivistici da alcune Soprintendenze archivistiche. Si manifestavano preoccupazioni per la prospettiva di un ampliamento di questo costume, e per i suoi possibili esiti: responsabilizzazione degli Enti pubblici rispetto agli obblighi di custodia e di conservazione degli archivi, difficoltà di entrare in contatto con gli outsourcer, restii a riconoscere nella Soprintendenza il proprio interlocutore, difficoltà di controllare archivi spesso trasportati fuori dal territorio di giurisdizione delle singole soprintendenze, con i conseguenti problemi logistici e giuridici.

L’affidamento del processo di gestione in esterno dei servizi archivistici e documentali ad imprese specializzate, è una pratica che ha visto negli ultimi anni, anche in Italia una crescente diffusione, con il raggiungimento di dimensioni ragguardevoli di espansione.
L’outsourcing è una pratica che da noi è scaturita essenzialmente dalle esigenze degli enti e delle imprese di gestire flussi e masse di documentazione cresciuti al punto da non essere più adeguatamente gestibili con le risorse interne, per rispondere alle quali un particolare tipo di imprenditoria specializzata si è appositamente sviluppata.
Tra le prime esperienze di outsourcing è d’obbligo citare l’esperienza effettuata dalla società Kodak.
La società, consapevole delle dimensioni assunte nel corso del tempo delle proprie attività informatiche, tali da concorrere con una media società, operante sul mercato, specializzata in tale campo, aveva deciso di affidarsi all’outsourcing. In altri termini si è resa conto dell’imponenza organizzativa della propria struttura informatica, e della relativa possibilità di poter competere in un mercato diverso da quello di origine.
L’idea della Kodak è stata quella di esternalizzare le proprie attività informatiche, controllando le attività delle società satelliti, costituite appositamente con cessioni di ramo d’azienda, ed organizzandole in forma di joint ventures con grandi partners industriali con i quali la Kodak aveva normalmente contatti, come Businessland, che era il produttore di personal computer, Digital che era il fornitore per le reti di telecomunicazione e IBM che era il fornitore dei mainframes, cioè dei grandi sistemi compartimentali.
Queste tre società, come già detto, prestavano servizi per la Kodak, ma essendo operative sul mercato, offrivano contemporaneamente i propri servizi in outsourcing a chiunque li richiedesse.
Operando diversamente, i costi del sistema informativo sarebbero diventati particolarmente onerosi, sia per quanto riguarda l’aggiornamento, all’upgrade delle macchine, ma soprattutto per quanto attiene alla formazione del personale, allo sviluppo del software, al rinnovo degli strumenti e dei servizi normalmente utilizzati. Questo originario meccanismo evidenzia come la forma tradizionale, o meglio quella più logica, dell’outsourcing si concretizzi nello sviluppo di partnership alliance, ossia di forme di joint ventures con altri soggetti operandi sul mercato, cedendo o dimettendo rami di azienda o meglio, esternalizzando completamente attività che si svolgono al proprio interno.
Negli ultimi anni i casi di affidamento in esterno di attività che, normalmente sono svolte all’interno di una società si sono moltiplicate, riguardando molteplici processi, dal servizio di fatturazione, alle attività di gestione della corrispondenza, dalla gestione di attività concernenti il sistema informativo, a quelli riguardanti il flusso della documentazione di una società o di un’organizzazione.

Nel campo prettamente archivistico uno dei casi più importanti di outsourcing, riguarda il progetto realizzato a partire dal 1996 dalla società Sieco, incaricata della sistemazione degli archivi cartacei di deposito di tutte le società del Gruppo ENI.
Il progetto ha avuto diversi momenti di realizzazione e, in particolare, dopo aver eseguito il coordinamento delle procedure, poiché ogni azienda seguiva delle procedure diverse, si è passati alla progettazione vera e propria degli archivi comuni.
Grazie alla realizzazione di un disegno organizzativo delle attività, una parte degli archivi è rimasta in azienda, in quanto costituiti da documenti che si trovavano già negli uffici per l’espletamento giornaliero delle attività, mentre l’archivio a più alta consultazione (archivio semiattivo) viene ora gestito direttamente dalla Sieco e, la rimanente parte dell’archivio è gestita con la società partner Shuttle Italia.
Si è tentato in questo modo di realizzare un “Archivio di Deposito Unico di Gruppo”, dando vita ad un unico archivio di deposito, per quanto riguarda la gestione fisica dei documenti, lasciando, però, ovviamente la titolarità dei documenti ad ogni singola società.
La competenza documentale che si è cercato di dare alle società partners è stata quella di classificare in maniera omogenea tutti i documenti del Gruppo, con il medesimo criterio di classificazione.
Tale criterio, in questo caso si compone di un codice di organizzazione aziendale, unico per ogni azienda, un codice di titolazione, che è unico per tutto il Gruppo e che permette di identificare un documento allo stesso modo per tutte le società che compongono il Gruppo stesso, una descrizione a testo libero dei documenti.
Questi accorgimenti hanno permesso di raggiungere la normalizzazione delle attività di archiviazione, e il controllo dei costi, grazie anche alla realizzazione di un sistema informatico in grado di controllare le pratiche di archiviazione e l’eliminazione della struttura interna preposta alla funzione specifica di gestione dell’archivio.
Altro esempio di gestione documentale, al fine di risolvere problemi di tipo organizzativo e metodologico, relativi all’archiviazione dei documenti e della loro disponibilità, è stato quello della creazione di un sistema di archiviazione multisito, attuata nell’Azienda Unità Sanitaria Locale di Reggio Emilia, a partire dal 1999, a cura della società Vecomp di Verona.
In considerazione dell’esistenza in azienda di sei distretti collegati con link geografici al centro dell’azienda stessa, si è optato per un’architettura che consentisse ad ogni distretto la disponibilità di un documento in modalità document server locale.
Questa configurazione multisito, fa sì che tutte le operazioni di archiviazione siano gestite localmente ottimizzando così prestazioni e traffico di rete.
Per quanto riguarda gli aspetti applicativi, sono state curate principalmente le fasi di gestione, di consultazione e di attività collaborativa del documento.

Oltre alle normali attività di stampa dei documenti archiviati, è stato, infatti, reso disponibile un sistema per la ricerca che rende fruibile l’informazione in qualunque punto dell’azienda. La soluzione è stata integrata con l’infrastruttura di messaggistica, per inoltrare gli elementi all’interno dell’azienda, evitando di assecondare vecchi procedimenti o flussi di lavoro, come le fotocopie o lo smistamento della posta.
E’ stata messa a disposizione la possibilità di creare “storie documentali”, introducendo il concetto di fascicolo. In tal senso, a fronte della ricerca di un documento, l’applicazione mostra l’intero fascicolo di cui esso è parte, in un contesto di sicurezza appropriato a ciascun documento e all’utente che accede al sistema, attraverso un sistema di procedure consistente in un workflow strutturato, permettendo così l’individuazione delle varie fasi del procedimento, la relativa responsabilità di coloro che accedono ai dati e la durata di ogni evento.
Dopo quasi sette anni dall’inizio della realizzazione del progetto gli obiettivi raggiunti attraverso la messa in atto di tali procedimenti possono essere riassunti in: attenzione alla normativa vigente, creazione di un Protocollo Unico, che permette di riconoscere il documento come elemento univoco, disponibilità dei documenti in qualunque punto dell’azienda, introduzione di meccanismi di workflow collaborativo.
Un ulteriore caso di outsourcing archivistico, appartenente ad un’altra realtà societaria è quello inerente alla gestione del sistema documentale del Gruppo SANPAOLO IMI. La gestione dell’archivio di una banca, comporta una serie di problemi specifici attinenti la complessità della struttura stessa, in quanto produttrice di una grande mole di un particolare tipo di documentazione. Ogni documento prodotto nell’operatività di un’azienda – e in particolare di una banca - infatti, è sottoposto ad obblighi di conservazione stringenti, con tempi definiti, e può essere oggetto di richieste di consultazione di diversi aventi causa: clienti, magistrati, nonché organi di controllo del sistema finanziario. Inoltre, il rigoroso rispetto dei tempi di conservazione, selezione e scarto della documentazione è un obiettivo che può portare significativi risultati dal punto di vista dell’ottimizzazione dei costi e del raggiungimento delle economie di scala.

L’archivio storico di Sanpaolo IMI si può descrivere come un arcipelago di archivi: da quello del San Paolo – con quasi 4 secoli di storia – alle carte dell’IMI, uno degli architravi della storia economica del novecento, a tutta quella serie di archivi provenienti dalle banche acquisite nel corso del tempo, ognuna portatrice di un suo complesso di carte.
Inoltre la riforma del sistema bancario di inizio anni novanta, con il passaggio degli istituti bancari da enti di diritto pubblico a società per azioni, ha avuto conseguenze anche sulla destinazione delle carte. Nel caso di Sanpaolo IMI, la costituzione nel 1992 della nuova società, ha comportato la decisione di destinare all’Archivio storico della Compagnia di San Paolo la custodia dell’archivio storico del vecchio istituto bancario, mentre a partire dal 1992 le carte a conservazione perenne sono destinate a confluire nell’Archivio storico di Sanpaolo IMI.
A fronte di una situazione tanto complessa nella primavera del 2002, la società decide di affrontare il problema della gestione dei propri archivi, affidando alla società Alicubi un mandato per la stesura di un progetto finalizzato verso due obiettivi:
•Individuare i documenti da destinare alla conservazione perenne, negli archivi storici sopra citati;
•Analizzare i flussi documentali per ottimizzarne la gestione e arrivare ad impostare un sistema generale di gestione e archiviazione documentale.
Nello specifico, in seguito alla ricognizione dei materiali archivistici è stata elaborata una prima griglia di organizzazione documentale, definendo così la scheda descrittiva essenziale per identificare e collocare correttamente i documenti analizzati. Si è poi costituita una piattaforma informatica: un database relazionale con interfaccia web per consentire a tutti i partecipanti al progetto – interni ed esterni – di seguire l’avanzamento dei lavori. Si è infine avviato un vero e proprio lavoro di schedatura, individuando i nuclei di materiali su cui intervenire in base a tre criteri: importanza storica – identificare e schedare dapprima quei fondi con la maggiore presenza di materiali a conservazione perenne - consistenza della produzione – individuare e gestire prioritariamente i più prolifici produttori di documentazione, per ridurre i costi e i problemi di archiviazione -, intensità di utilizzo – ottimizzare i criteri di gestione della documentazione per ridurre gli oneri connessi alla consultazione.
L’intervento si è sviluppato su sette delle più importanti funzioni centrali della struttura aziendale e ha portato alla costituzione di una banca dati di quasi 60.000 records......

CONTINUA SU:

Il dossier completo è acquistabile dal catalogo di ebook on line del centro di formazione GianoForlab, all'indirizzo www.gianoforlb.it, sezione SHOP.

L'Agenda dell'Innovazione di Novembre 2013

Open Source Day 2013
5 novembre 2013 - salone delle fontane, via Ciro il grande 10/12 Roma


Massimizza il valore delle strategie Cloud, mobile, social, big e open data grazie all'open source
Il convegno, organizzato da Red Hat con la partecipazione di 18 partner, ha l'obiettivo di offrire una panoramica sulle soluzioni Open Source, sugli sviluppi futuri e sui vantaggi economici, strategici e di innovazione apportati dal loro utilizzo. La giornata prevede nella mattinata una sessione plenaria, mentre Il pomeriggio è suddiviso in sessioni parallele. È inoltre previsto uno spazio espositivo in cui potersi confrontare con colleghi e professionisti dell'IT.
Perché partecipare?
Vedere lo stato del mercato italiano e l'adozione delle soluzioni Open Source grazie anche alla presentazione di una ricerca realizzata da SDA Bocconi.
Ascoltare l'esperienza di importanti clienti e partner che hanno già implementato con successo tecnologie Open Source.
Scegliere di essere libero attraverso l'Open Source, massimizzando contemporaneamente il valore delle nuove strategie Cloud, Mobile, Social, Big e Open Data.

La partecipazione è gratuita.

Per consultare il programma e iscriversi:
www. redhat.it/osd2013.



WORLD BUSINESS FORUM MILANO 2013
5-6 novembre 2013, MiCo Milano Congresse


Il World Business Forum è un’esperienza unica di formazione, ispirazione e networking.
I top manager di oltre 500 aziende, provenienti da 15 Paesi, di fronte a 13 speaker eccezionali di fama mondiale.

Molto è stato detto sul management, inteso come scienza per far sì che le idee e le intuizioni vengano realizzate. Ma è molto più di questo. È il fulcro di ogni sforzo del fare impresa. È quel filo invisibile che connette l’ispirazione e la creatività, il sognare e il realizzare, il tentativo individuale e il lavoro di squadra, la prova e l’errore, il tentativo ed il successo...per aiutare a trasformare l’aspettativa in un risultato. È quello che ci permette di trasformare in realtà il vero scopo del fare business: creare valore duraturo. È quello che dovremmo fare ogni giorno, non importa il nostro ruolo, le dimensioni della nostra azienda o quanto siano duri i tempi. È quello che facciamo mentre creiamo il nostro futuro. Il futuro che ci interessa.

Per informazioni e iscrizioni:
Tel 800 93 94 36 / Fax 800 94 93 72
wobi.com/wbfmilano | info.it@wobi.com

ISCRIZIONI ENTRO IL 25 OTTOBRE

Segreteria organizzativa
Soiel International: Tel. 02 26148855/ Fax 02 87181390



Cyber Security In Tour!
12 novembre a Padova, 14 novembre a Roma e 19 novembre a Milano.


Scopri come combattere le nuove minacce che incombono sui sistemi informativi, come mettere in sicurezza l'azienda indipendentemente dai dispositivi utilizzati e come controllare e gestire l'accesso alle applicazioni e ai dati aziendali.
Il convegno, con area espositiva, si sviluppa attraverso una serie di interventi curati dalle aziende leader di mercato e da esperti di fama nazionale, che tratteranno i vari argomenti che caratterizzano oggi il tema della sicurezza informatica e della protezione delle informazioni.

Cyber Security In Tour - Novembre 2013:
Padova - Sheraton Hotel (Corso Argentina, 5)
Roma - Mercure Roma West (Viale degli Eroi di Cefalonia, 301)
Milano - ATA Hotel Quark (Via Lampedusa 11/a)

La partecipazione è gratuita ma subordinata a registrazione
http://www.itwayvad.com/itwayvad/Index




EMC Forum 2013: Lead Your Transformation
14 Novembre 2013 - MiCo - Milano Congressi, Milano


EMC Forum sarà all’insegna dell’innovazione ed avrà l’obiettivo di guidarti nella trasformazione della tua azienda.
Partecipa alle sessioni pomeridiane di EMC e dei suoi Partner per approfondire:
Leading Edge in IT: Infrastructure, Backup, Applications, Cloud
Dai uno sguardo al futuro con la nuova generazione di soluzioni IT: Software-Defined Data Centre, Unified Storage, Backup, NAS Scale Out e molto altro ancora.

Per consultare il programma e iscriversi:
http://italy.emc.com/campaign/global/forum2013/event.htm?reg_src=EX_ictdem&cmp=emc-sto-tra-trg-ictdem




STARTUP PROGRAM Boot Camp
18-23 Novembre 2013 – Politecnico di Milano


Il programma di MIP Politecnico di Milano a supporto di start-upper e aspiranti imprenditori cambia formato: a Novembre prende il via StartUp Program Boot Camp, un training intensivo della durata di 6 giorni, da lunedì 18 a sabato 23 Novembre, dedicato a developer, startupper e aspiranti imprenditori che vogliono sviluppare un'idea imprenditoriale.
Obiettivo del corso è potenziare le competenze e le attitudini imprenditoriali dei partecipanti, supportarli concretamente nello sviluppo del progetto imprenditoriale e nel reperimento delle risorse finanziarie necessarie; condividere esperienze e storie imprenditoriali particolarmente significative nel panorama italiano.
Le 6 giornate del Boot Camp saranno organizzate in lezioni finalizzate a condividere strumenti metodologici e approcci efficaci per l'analisi e la gestione di una startup, testimonianze di imprenditori e investitori e lavoro sui progetti imprenditoriali con il supporto di mentor e docenti.
Le iscrizioni sono aperte. Per informazioni e per partecipare alla selezione per l'assegnazione di una borsa di studio, visita il sito
www.mip.polimi.it/startup/bootcamp



SITE PREPARATION FORUM
21 novembre 2013 all’ NH Ambassador, in Via Medina 60, Napoli


Dedicato al tema del Datacenter, il convegno propone un percorso formativo nell'allestimento di un intero sistema partendo da una sala vuota.
È noto a tutti che l'Information Technology sta cambiando il mondo grazie alla convergenza e all'integrazione di quattro motori di questo cambiamento: il Cloud, la Mobilità, il Social Computing e l'Informazione.
E proprio sfruttando il continuo flusso di informazioni che oggi arrivano da fonti interne ed esterne, le aziende possono cogliere tante occasioni per trasformare i processi decisionali, ottimizzare le procedure di business, innovare il proprio settore alla ricerca di nuove opportunità.
Appare di tutta evidenza che in ogni azienda, piccola o grande che sia, il Datacenter assuma un ruolo sempre più importante, non solo come crocevia dell'informazione, ma anche come conservatore, elaboratore e distributore della stessa, destinata ad essere il bene aziendale più prezioso.
Durante la giornata si parlerà con un approccio formativo e informativo di cosa è un Datacenter, dei requisiti degli edifici e dell'infrastruttura, del layout, del cooling, del cablaggio strutturato, dei gruppi di continuità, della distribuzione elettrica e infine della supervisione e ottimizzazione dell'installazione.

L'evento è a partecipazione gratuita previa iscrizione.

martedì 15 ottobre 2013

Il contratto di outsourcing archivistico - DOSSIER 'Outsourcing e gestione dei servizi archivistici e documentali - Cap. V

L’affidamento in esterno di servizi archivistici dovrà essere in ogni caso regolamentato da un apposito contratto, redatto in forma scritta, in cui saranno espressi esattamente i servizi da appaltare e specificate tutte le condizioni, speciali e particolari, di esecuzione del servizio, la durata e i corrispettivi previsti.
Nell’ambito dell’oggetto del contratto occorrerà definire le peculiarità, (in termini di qualità, quantità ed estremi cronologici) del materiale documentario oggetto del servizio. In merito, sarebbe opportuno indicare i volumi preesistenti rispetto all’inizio delle attività contrattuali (occorre assolutamente precisare l’inizio dell’erogazione del servizio) e i volumi annui di incremento previsti in relazione alla nuova documentazione prodotta in seguito al decorrere del contratto.
La durata dell’accordo, in genere, è di carattere pluriennale; nella maggior parte dei casi va dai tre ai cinque anni, eventualmente rinnovabili.
Le informazioni relative al committente, apprese dall’appaltatore nell’esecuzione del contratto devono essere considerate come assolutamente riservate e non trasmettibili a terzi.
L’outsourcer deve, in tal senso, impegnarsi a prendere tutti i provvedimenti possibili a proteggere la riservatezza delle informazioni nei confronti di chiunque, ad eccezione delle persone indicate come autorizzate dal committente al momento della stesura del contratto, alla visione e all’utilizzo del materiale documentario, adeguandosi alla normativa della privacy, stabilita dal d.lgs. 196/2003 per quanto riguarda la sicurezza e il trattamento dei dati.
Merita, in questa sede, un breve excursus sulla modalità di svolgimento dell’attività di outsourcing in merito alla gestione degli archivi in stretta relazione e nel pieno rispetto della normativa vigente del trattamento dei dati personali.
In particolare, in ottemperanza alle disposizioni normative, viene nominato un Responsabile, preposto al trattamento dei dati e vengono assicurate misure organizzative e logistiche di prevenzione di danni materiali o violazione della caratteristica di riservatezza dei documenti.
I dati personali oggetto di trattamento sono custoditi e controllati in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione e perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. A tal fine devono essere poste in essere le attività di identificazione obbligatoria dell’incaricato e/o dell’utente, controllo degli accessi a dati e programmi, controlli aggiornati antivirus, annotazione della fonte dei dati.
Più in dettaglio, il trattamento dei dati può essere effettuato con l’ausilio o meno di mezzi elettronici.
Nel primo caso l’adozione di misure minime di sicurezza comprendono interventi di tipo organizzativo, quali la precisa indicazione dell’incaricato e degli addetti al trattamento dei dati, come pure le modalità di trattamento, la tenuta degli elenchi, e la descrizione delle procedure per la conservazione dei dati e delle modalità di accesso. In particolare:
• A ciascun utente o incaricato del trattamento è attribuito un codice identificativo personale per l’utilizzazione dell’elaboratore;
• È prevista la disattivazione dei codici utente in caso di perdita della qualità che consentiva l’accesso all’elaboratore o di mancato utilizzo dei medesimi per un determinato periodo di tempo.
Nel caso in cui, invece, il trattamento dei dati avviene senza l’ausilio di sistemi elettronici basta richiamare solo le misure minime di tipo organizzativo stabilite dal disciplinare tecnico dell’allegato B) dello stesso codice.
Al fine di contenere tutte le norme interne posta a tutela della riservatezza dei dati gestiti con strumenti informatici, così come viene richiesto dalla normativa vigente, è predisposto un Documento Programmatico sulla Sicurezza da tenere costantemente aggiornato, come previsto già dal d.p.r. 28 luglio 1999, n. 318, recante “Norme per l’individuazione delle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali”.
Tornando a parlare del contratto di outsourcing archivistico, in esso dovrà essere previsto il diritto al committente di verificare in qualsiasi momento, recandosi presso i locali dell’outsourcer, gli impianti, i sistemi, le attrezzature e le modalità di approntamento utilizzate per l’erogazione dei servizi contrattuali.
La definizione dei livelli di qualità assicurata contrattualmente dalla società appaltatrice rassicura il committente in relazione al soddisfacimento delle proprie esigenze. Tali livelli sono espressi mediante parametri che definiscono le specificità di ciascuna tipologia di servizio offerto.
Dovrà essere garantita, inoltre, attraverso adeguati sistemi antintrusione e antincendio, la conformità alle normative vigenti in materia di sicurezza sul lavoro, finalizzate alla corretta conservazione delle unità archivistiche.
A tale riguardo, il sistema informatico dell’appaltatore dovrà essere dotato di una corretta procedura che assicuri i livelli di sicurezza richiesti riguardo all’utilizzo da parte degli utenti del servizio d’archivio e che impedisca a terzi non autorizzati ad accedere alle informazioni dell’archivio stesso (d.lgs. 196/2003).
Nei casi in cui il soggetto committente è una Pubblica Amministrazione, il sistema eventualmente fornito dall’appaltatore deve essere di tipo non proprietario, sviluppato su piattaforma client/server e dovrà avere come requisiti la modularità, la flessibilità, l’economicità, l’attualità, l’affidabilità e l’apertura verso sistemi compatibili. Se il contratto prevede anche l’archiviazione dei documenti su supporto non convenzionale, il sistema dovrà garantire un’archiviazione digitale ed ottica conforme alle disposizioni impartite dal Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA).
Quando l’appalto preveda l’ordinamento e l’inventariazione di un archivio storico (d.lgs. 42/2004, art. 30, comma 4), il sistema dovrà adottare gli standard di descrizione archivistica ISAAR (CFP) e ISAD (G). Questi standard forniscono le norme generali per l’elaborazione di descrizioni archivistiche formalizzate al fine di garantire l’accessibilità all’informazione documentale
Il sistema dovrà utilizzare procedure informatiche che assicureranno la gestione di tutte le funzioni attinenti la fornitura dei servizi oggetto del contratto. Esso dovrà essere un “repository” per la raccolta ed archiviazione delle informazioni relative alla produzione ed erogazione dei servizi, ed il mezzo con cui governare e monitorare l’intero processo lavorativo, dando traccia di tutte le operazioni di aggiornamento delle basi di dati gestite, in modo da conoscere, in qualsiasi momento, tutte le attività svolte e il soggetto che le ha effettuate.
Tutte le operazioni previste dal sistema dovranno, per questo, essere svolte in maniera del tutto univoco e trasparente, garantendo, allo stesso tempo agli utenti interessati la possibilità di poter accedere alla documentazione di propria pertinenza ed interesse, con le dovute cautele di segretezza e riservatezza.
Il sistema dovrà permettere una gestione centralizzata ed integrata delle informazioni concernenti le unità di archivio, indipendentemente dalla dislocazione logistica delle stesse.
Nei casi di gestione di grandi quantità di documentazione, provenienti da un committente con una struttura organizzativa interna complessa, dovrà essere possibile associare ad ogni singolo operatore/utilizzatore un profilo, nel quale saranno definite tutte le funzioni e le operazioni che ad esso saranno consentite, nonché il settore di documentazione cui egli potrà accedere. In questi casi, il sistema dovrà permettere una gestione efficiente e guidata dalle modifiche delle strutture organizzative del committente e la conseguente riattribuzione della proprietà dei documenti alle nuove unità organizzative con comandi semplici ed efficienti.
Sarà opportuno specificare i casi in cui il committente e l’outsourcer avranno il diritto di rescindere il contratto, chiarendo le cause imputabili al committente o all’appaltatore, siano esse cause di forza maggiore, che specifiche esigenze manifestatesi in un momento successivo alla stesura del contratto...........

CONTINUA SU:

Il dossier completo è acquistabile dal catalogo di ebook on line del centro di formazione GianoForlab, all'indirizzo www.gianoforlb.it, sezione SHOP.

Dal Content Management al Knowledge Management

La conoscenza ha da sempre avuto la connotazione di una risorsa sociale di primaria importanza e la sua valorizzazione e diffusione è progressivamente divenuta una priorità impellente per tutte le società evolute. Oramai da qualche decennio, il problema della gestione della conoscenza viene affrontato in modo più consapevole, divenendo oggetto di numerosi e importanti studi scientifici, in gran parte focalizzati sul problema di utilizzare in ambito aziendale il patrimonio di conoscenze che è in possesso degli individui.
Il concetto di Knowledge Management viene oggi ampiamente utilizzato per identificare l’insieme di processi che favoriscono l’accrescimento della conoscenza delle persone di un’organizzazione e che guidano l’applicazione di tale conoscenza nel perseguimento di un obiettivo comune.
Il Knowledge Management è nato e si è sviluppato nell’ambito delle grosse organizzazioni private. Il settore pubblico, non essendo soggetto alla competizione imposta dal mercato, è da sempre stato meno stimolato a dotarsi di strumenti e metodologie di gestione della conoscenza. Tuttavia, gli stati e le regioni operano oramai in un contesto globale altamente competitivo, in cui l’attrazione di imprese e investimenti dipende fortemente dalla qualità e dall’efficienza dei servizi pubblici offerti. La conoscenza è una componente fondamentale nel determinare la qualità di tali servizi ed è quindi importante il ruolo che il Knowledge Management può giocare nel determinare la competitività anche di un ente.
Le pratiche di Knowledge Management si possono ricondurre a due strategie fondamentali che prendono il nome rispettivamente di codifica (codification) e personalizzazione (personalization).
La strategia basata sulla codifica consiste nel rendere esplicita la conoscenza che è implicitamente presente nelle persone, codificandola in documenti e rendendola disponibile per un successivo riuso. Si tratta di una strategia basata su un approccio di tipo ‘people-to-document’ che è oramai divenuta di utilizzo comune in molte organizzazioni e che presuppone l’utilizzo di un’infrastruttura informatica (repository, database, ecc.).
La strategia basata sulla personalizzazione utilizza invece un approccio di tipo ‘people-to-people’ e tende a favorire il trasferimento della conoscenza attraverso l’interazione diretta tra gli individui, piuttosto che sull’uso intensivo di infrastrutture tecnologiche.
Un sistema di Content Management può costituire la componente tecnologica di una strategia di Knowledge Management basata sulla codifica. Infatti, attraverso un sistema di Content Management è possibile organizzare e rendere accessibili, nell’ambito di una comunità di utenti, differenti tipologie di risorse informative (documenti, pagine web, notizie, eventi, learning object, immagini, contenuti multimediali, ecc.).
L’enorme quantità di contenuti che un sistema di Content Management può gestire costituisce sicuramente un’opportunità, legata al valore intrinseco delle informazioni, ma anche un problema, conseguente alla difficoltà che l’utente incontra nel riuscire a reperire agevolmente ciò che gli interessa. Per superare questo problema, tutti i sistemi di Content Management consentono di associare ai contenuti delle descrizioni (ossia i metadati), attraverso le quali è possibile specificare degli attributi (quali, ad esempio, il tipo di risorsa, l’autore, il formato, la lingua, il soggetto, la data di creazione, ecc.) ed effettuare ricerche mirate. È importante che tali descrizioni non siano arbitrarie, ma si basino su uno schema comune che garantisca l’interoperabilità tra le applicazioni e dati e che sia in grado di contestualizzare i contenuti, ossia di dare loro un significato nel contesto della comunità di utenti che ne farà uso. Ciò che contraddistingue un sistema di Knowledge Management da un sistema di Content Management è infatti la possibilità di gestire non le sole informazioni, ma anche la semantica.


http://www.infooggi.it/articolo/dal-content-management-al-knowledge-management/51244/

lunedì 7 ottobre 2013

L'outsourcing archivistico - Dossier ' Outsourcing e gestione dei servizi archivistici e documentali' - CAPITOLO IV

Outsourcing è nozione tipicamente aziendalistica, con la quale si vuole definire, come affermato nel primo capitolo, un fenomeno generalmente fatto risalire all’esternalizzazione di attività, siano esse di un’impresa, di una società o della pubblica amministrazione, che normalmente avrebbero dovuto essere svolte all’interno dell’organizzazione di riferimento.
Ad ogni modo, la difficoltà avvertita soprattutto negli ultimi anni, in seguito anche a precise disposizioni giuridiche, di gestire in maniera razionale il costante incremento della documentazione, dovuta all’assenza di strumenti archivistici necessari a garantirne l’ordinato sviluppo, fatto riscontrabile indistintamente sia presso gli enti pubblici che privati, porta alla consapevolezza di dover intervenire sugli archivi, cui consegue, molto spesso, la decisione di affidarli in outsourcing.
Per Outsourcing degli archivi si intende il processo di esternalizzazione parziale o completo dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio. Quest’ultimo va interpretato come punto critico dell’organizzazione dell’ente, determinante per il raggiungimento degli obiettivi connaturati con la sua attività e che quindi assume un ruolo fondamentale relativamente all’attivazione di flussi informativi e alla loro conservazione. Si tratta di una memoria dinamica cui attingere per garantire l’apprendimento continuo e ricavare elementi che supportino il processo decisionale, le scelte strategiche e i programmi di comunicazione.
L’esigenza di ricorrere a questo tipo di esternalizzazione si è resa evidente in tempi abbastanza recenti e più specificamente dal 1984, quando la mutata normativa impose misure drastiche per la sicurezza e la prevenzione di incendi negli archivi e nei luoghi adibiti a depositi di carta. Fino a quel momento, infatti, quasi nessun ufficio, ente, istituzione pubblica o privata - in Italia - aveva pensato di delegare a terzi lo stoccaggio e la gestione del proprio archivio.
Da quel momento in poi divenne giocoforza trovare nuovi spazi per la conservazione degli archivi, alcune volte anche temporanea, che consentisse di apportare nei locali di deposito le opportune modifiche che li rendessero idonei alla loro destinazione. Ecco allora il fiorire di società che offrono il magazzinaggio degli archivi, che diventa con il passare del tempo sempre più specializzato e volto anche alla conservazione permanente e alla movimentazione dei fascicoli custoditi.
Notevole impulso all’ingresso, nello scenario archivistico, di queste società di servizi è stato dato dal d.lgs. 626/1994 in materia di Sicurezza sul Lavoro e dalla legge 675/1996 in materia di privacy e successive modifiche apportate dal d.lsg. 196/2003. I nuovi sistemi di archiviazione, infatti, in quanto utilizzano particolari tecniche elettroniche, ottiche e digitali di classificazione e codifica dovrebbero offrire maggiori garanzie dal punto di vista della riservatezza dei dati. In particolare il problema si pone in ordine alla sovrapposizione, rispetto allo schema contrattuale di reciproci diritti e obblighi delle figure tipiche individuate dalla legge, e soprattutto in ordine ai rapporti tra titolare e responsabile del trattamento. Ai sensi della legge 196/2003, la questione è risolta stabilendo che l’amministrazione proprietaria dell’archivio, rimane comunque titolare dei dati (e dei documenti), e sarà inoltre tenuta a nominare il soggetto outsourcer prescelto quale proprio responsabile, attribuendo ad esso specifiche responsabilità, quali mantenimento dei livelli tecnologici prestabiliti, garanzia dell’esercizio di specifici diritti di accesso, possibilità di valutazione del miglior trattamento, interfaccia con organi di controllo, utilizzazione dei sistemi di sicurezza, anche sotto il profilo della responsabilità penale.
L’outsourcing archivistico si pone - quindi - come obiettivo sostanziale, quello di garanzia di un maggiore livello di efficienza e qualità del servizio di organizzazione e gestione degli archivi, nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia nell’ordinamento giuridico, livelli che non sempre il soggetto titolare è in grado di sostenere.
In tal senso, quando a ricorrere a tale soluzione sia un ente privato, il cui archivio non sia stato riconosciuto di notevole interesse storico con provvedimento dell’autorità archivistica, la fornitura del servizio di outsourcing è regolamentata dal complesso di norme giuridiche che disciplina i contratti.
Nei casi in cui ad avvalersi di tali servizi sia la Pubblica Amministrazione, particolare attenzione dovrà essere posta al rispetto della normativa in vigore per l’accesso alla documentazione corrente e di deposito, (disciplinato dalla legge 241/1990 e successive modifiche e integrazioni), sulla consultabilità ai fini storici degli atti conservati negli archivi (come stabilito dal d.lgs. 490/1999, integrato e modificato dal d.lgs. 281/1999), sulle disposizioni riguardanti la formazione, l’archiviazione, la trasmissione e la protocollazione dei documenti informatici, riunite dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, modificato dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice della Pubblica Amministrazione digitale integrato, a sua volta, dal d.lgs. 4 aprile 2006, n. 159, recante Disposizioni integrative correttive al d.lgs. 82/2005.
Infine, nel caso in cui il servizio di outsourcing sia richiesto da enti pubblici, statali e non statali, o di enti privati, il cui archivio sia stato dichiarato di notevole interesse storico, è fatto salvo, ai sensi del d.lgs. 29 ottobre 1999, n. 490, Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, il principio della responsabilità dell’ente proprietario dell’archivio per la buona tenuta della propria documentazione. Quando si tratti di enti pubblici statali o non statali, è fatto salvo, inoltre, il principio della responsabilità del soggetto titolare dell’archivio per la corretta identificazione dei responsabili dei procedimenti amministrativi e per l’accesso alla documentazione da parte degli aventi diritto, sia per motivi amministrativi che per ricerche storiche.

Gli obiettivi perseguibili attraverso l’outsourcing archivistico, dunque, sono molteplici, ma possono essere così generalizzati e sintetizzati:
 Rapidità e tempestività del processo di archiviazione e di ricerca dei documenti e delle informazioni;
 Conversione dei costi fissi interni, spesso occulti, in costi variabili e controllabili;
 Disponibilità di un inventario completo dell’archivio.

Ovviamente vi sono altre ragioni, che soggettivamente ciascuna organizzazione cliente può reputare più importante di quelle citate per lasciar propendere ad un affidamento in outsourcing dei propri archivi; fra queste, possono essere citate, come esempio, la possibilità di “liberare” risorse patrimoniali, tramite il disimpegno di locali o ambienti destinati ad archivio, e la decisione di riprogettare i processi aziendali.
Esternalizzare la gestione dell’archivio significa incaricare l’outsourcer di prendere atto delle esigenze del cliente, proporre le soluzioni più adeguate, trattare gli aspetti operativi come, ad esempio, le procedure da seguire, il piano di classificazione e codifica, le modalità di accesso ai documenti.
Le competenze che l’outsourcer deve possedere riguardano sicuramente la conoscenza delle tecnologie e la capacità di progettare l’intervento; risulta essere allo stesso tempo fondamentale l’esperienza in ambito archivistico, al fine di individuare le tipologie di documenti, produrre manuali per l’archiviazione, piani di classificazione e massimari di conservazione e scarto, il tutto nel pieno rispetto delle normative vigenti.
Nel 1999, in seguito ad un convegno svoltosi a Roma presso la sede dell’Unioncamere, promosso dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana è stata elaborata una relazione il cui obiettivo principale risulta essere quello di fornire un valido aiuto sia al soggetto produttore, nell’individuazione dei punti critici presenti nella gestione e nella conservazione del proprio patrimonio documentario, permettendo di individuare così le soluzioni più adatte alle proprie esigenze, sia alle società di outsourcing archivistico, che permetta loro di qualificarsi con l’offerta di servizi rispondenti a caratteristiche ben definite.
Della relazione, pubblicata con il titolo L’outsourcing archivistico: linee guida per operare una scelta, è stata pubblicata una seconda edizione, data l’attualità dell’argomento, all’interno della quale sono affrontate varie tematiche, quali le tipologie riconducibili alla gestione esterna di servizi archivistici, gli elementi alla base delle sottoscrizioni di un contratto di fornitura di servizi di outsourcing, una panoramica dei servizi e delle soluzioni offerte dalle società di record management, nonché un glossario di termini base per un linguaggio comprensibile e condivisibile in materia di esternalizzazione archivistica.
In particolare le aree di attività in cui vengono offerti servizi di outsourcing in ambito archivistico sono le seguenti:
 Gestione degli archivi correnti;
 Gestione degli archivi di deposito;
 Gestione degli archivi storici;
 Gestione ottica dei documenti.

La gestione degli archivi correnti ha come obiettivo principale la garanzia per gli utenti di disporre rapidamente dei documenti necessari al proseguimento della propria attività giornaliera o quasi. Solitamente l’intervento dell’outsourcer consiste nel fornire al committente servizi di preanalisi, riorganizzazione delle risorse e degli strumenti, la disponibilità di spazi organizzati e sicuri nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy e di sicurezza sul lavoro, oltre a tecnologia e personale altamente specializzato.
Anche se oggetto dell’intervento sono archivi di tipo cartaceo, il sistema informatico assume un ruolo fondamentale in quanto permette una gestione centralizzata delle operazioni di classificazione e di ricerca di documenti, tenendone traccia e permettendo la creazione di statistiche di utilizzo.
Fondamentale, quindi, in tal senso, è la fase progettuale volta a reperire il maggior numero possibile di informazioni sulla struttura organizzativa dell’ente e sulle necessità degli utenti, in termini di reperimento e gestione dell’informazione, nonché la registrazione della movimentazione dei fascicoli, redazione di reports e statistiche sulla movimentazione dei documenti. Il tutto, naturalmente, nel rispetto di determinati criteri tecnici, economici, progettuali.
La gestione in outsourcing degli archivi cartacei correnti si compone delle seguenti fasi di:
• Ritiro periodico della documentazione destinata all’archiviazione;
• Numerazione, codifica e timbratura della documentazione e inserimento delle chiavi di ricerca nella banca dati;
• Controllo dell’esatta corrispondenza tra i documenti presenti nell’archivio cartaceo e la documentazione presente su sistema informatico, in seguito al caricamento su file sul sistema del materiale cartaceo;
• Archiviazione fisica delle unità di deposito;
• Aggiornamento periodico on line delle banche dati possedute dall’outsourcer e dal committente, tramite eventuali collegamenti telematici;
• Periodica estrapolazione dal sistema di tutti quei fascicoli che hanno perso interesse corrente per il committente (cd. storno);
• Evasione delle richieste di consultazione, mediante consegna in originale o a mezzo fax dei documenti, nel rispetto delle modalità e dei tempi previsti dal contratto sottoscritto.

La gestione degli archivi di deposito si basa sulla definizione di procedure e sulla fornitura di strumenti adeguati per consultare fascicoli o serie documentali relative ad affari conclusi. In questo caso, l’utilizzo di un sistema informatico permette di uniformare e razionalizzare le attività relative all’archivio di deposito, attraverso procedure gestionali supportate da sistemi informatici e telematici avanzati.
Nell’attività di gestione degli archivi di deposito, l’outsourcer effettua una preventiva analisi della situazione dell’archivio, al fine di verificare se l’ente dispone di un piano di classificazione e fascicolazione dei documenti in entrata e in uscita, cosiddetto titolario di classificazione, se esiste un massimario o piano di conservazione e scarto per individuare quei documenti che saranno conservati a tempo illimitato e per determinare i limiti temporali, legali, amministrativi e fiscali, trascorsi i quali si può procedere all’eliminazione dei documenti.
Nello specifico la prima operazione che viene svolta dall’outsourcer è la presa a carico del materiale documentario, ossia il prelevamento della documentazione dagli archivi del committente e il conseguente passaggio della stessa documentazione, attraverso procedure standardizzate, nell’archivio dell’outsourcer.
Il trasferimento avviene in appositi contenitori contraddistinti da un’etichetta con codici alfanumerici e a barre a lettura ottica, che ne individuano la posizione fisica e logistica all’interno del deposito archivistico, fornendo, in maniera univoca, gli elementi per conoscerne il contenuto.
I contenitori devono essere realizzati in materiale resistente ed antipolvere, atti a preservare l’integrità fisica dei documenti durante il loro trasporto e destinati alla custodia in archivio del materiale documentario.
Contemporaneamente all’apposizione delle etichette, la documentazione viene schedata e classificata. L’attività di definizione di un piano di classificazione, in particolar modo, permette una corretta comprensione della documentazione nell’individuazione del vincolo archivistico e del principio di provenienza.
La documentazione, una volta trasferita nell’archivio dell’outsourcer può essere richiesta per essere consultata, da chiunque ne sia autorizzato a farlo. Tale consultazione può essere effettuata, previo precedente accordo, presso i locali del richiedente o presso i locali appositamente attrezzati dell’outsourcer...........


CONTINUA SU:

Il dossier completo è acquistabile dal catalogo di ebook on line del centro di formazione GianoForlab, all'indirizzo www.gianoforlb.it, sezione SHOP.