Alcuni esempi di outsourcing archivistico del passato - DOSSIER 'Outsourcing e gestione dei servizi archivistici e documentali' - Cap. VI

Il fenomeno dell’affidamento a terzi della gestione degli archivi, da parte di enti pubblici e privati, ad azienda in grado di offrire servizi globali di custodia, organizzazione, ricerca e movimentazione del materiale documentario, non è nuovo.
Maria Grazia Pastura, nella sua introduzione ai lavori del seminario tenutosi a Roma nel marzo 1999 dall’Associazione Nazionale Archivisti Italiani (ANAI), riportata nel volume che raccoglie tutti gli interventi di questo dibattito sulle nuove prospettive di gestione degli archivi, sostiene:

[Il fenomeno dell’outsourcing archivistico] dall’inizio dell’ultimo decennio è stato posto all’attenzione dell’Ufficio centrale per i beni archivistici da alcune Soprintendenze archivistiche. Si manifestavano preoccupazioni per la prospettiva di un ampliamento di questo costume, e per i suoi possibili esiti: responsabilizzazione degli Enti pubblici rispetto agli obblighi di custodia e di conservazione degli archivi, difficoltà di entrare in contatto con gli outsourcer, restii a riconoscere nella Soprintendenza il proprio interlocutore, difficoltà di controllare archivi spesso trasportati fuori dal territorio di giurisdizione delle singole soprintendenze, con i conseguenti problemi logistici e giuridici.

L’affidamento del processo di gestione in esterno dei servizi archivistici e documentali ad imprese specializzate, è una pratica che ha visto negli ultimi anni, anche in Italia una crescente diffusione, con il raggiungimento di dimensioni ragguardevoli di espansione.
L’outsourcing è una pratica che da noi è scaturita essenzialmente dalle esigenze degli enti e delle imprese di gestire flussi e masse di documentazione cresciuti al punto da non essere più adeguatamente gestibili con le risorse interne, per rispondere alle quali un particolare tipo di imprenditoria specializzata si è appositamente sviluppata.
Tra le prime esperienze di outsourcing è d’obbligo citare l’esperienza effettuata dalla società Kodak.
La società, consapevole delle dimensioni assunte nel corso del tempo delle proprie attività informatiche, tali da concorrere con una media società, operante sul mercato, specializzata in tale campo, aveva deciso di affidarsi all’outsourcing. In altri termini si è resa conto dell’imponenza organizzativa della propria struttura informatica, e della relativa possibilità di poter competere in un mercato diverso da quello di origine.
L’idea della Kodak è stata quella di esternalizzare le proprie attività informatiche, controllando le attività delle società satelliti, costituite appositamente con cessioni di ramo d’azienda, ed organizzandole in forma di joint ventures con grandi partners industriali con i quali la Kodak aveva normalmente contatti, come Businessland, che era il produttore di personal computer, Digital che era il fornitore per le reti di telecomunicazione e IBM che era il fornitore dei mainframes, cioè dei grandi sistemi compartimentali.
Queste tre società, come già detto, prestavano servizi per la Kodak, ma essendo operative sul mercato, offrivano contemporaneamente i propri servizi in outsourcing a chiunque li richiedesse.
Operando diversamente, i costi del sistema informativo sarebbero diventati particolarmente onerosi, sia per quanto riguarda l’aggiornamento, all’upgrade delle macchine, ma soprattutto per quanto attiene alla formazione del personale, allo sviluppo del software, al rinnovo degli strumenti e dei servizi normalmente utilizzati. Questo originario meccanismo evidenzia come la forma tradizionale, o meglio quella più logica, dell’outsourcing si concretizzi nello sviluppo di partnership alliance, ossia di forme di joint ventures con altri soggetti operandi sul mercato, cedendo o dimettendo rami di azienda o meglio, esternalizzando completamente attività che si svolgono al proprio interno.
Negli ultimi anni i casi di affidamento in esterno di attività che, normalmente sono svolte all’interno di una società si sono moltiplicate, riguardando molteplici processi, dal servizio di fatturazione, alle attività di gestione della corrispondenza, dalla gestione di attività concernenti il sistema informativo, a quelli riguardanti il flusso della documentazione di una società o di un’organizzazione.

Nel campo prettamente archivistico uno dei casi più importanti di outsourcing, riguarda il progetto realizzato a partire dal 1996 dalla società Sieco, incaricata della sistemazione degli archivi cartacei di deposito di tutte le società del Gruppo ENI.
Il progetto ha avuto diversi momenti di realizzazione e, in particolare, dopo aver eseguito il coordinamento delle procedure, poiché ogni azienda seguiva delle procedure diverse, si è passati alla progettazione vera e propria degli archivi comuni.
Grazie alla realizzazione di un disegno organizzativo delle attività, una parte degli archivi è rimasta in azienda, in quanto costituiti da documenti che si trovavano già negli uffici per l’espletamento giornaliero delle attività, mentre l’archivio a più alta consultazione (archivio semiattivo) viene ora gestito direttamente dalla Sieco e, la rimanente parte dell’archivio è gestita con la società partner Shuttle Italia.
Si è tentato in questo modo di realizzare un “Archivio di Deposito Unico di Gruppo”, dando vita ad un unico archivio di deposito, per quanto riguarda la gestione fisica dei documenti, lasciando, però, ovviamente la titolarità dei documenti ad ogni singola società.
La competenza documentale che si è cercato di dare alle società partners è stata quella di classificare in maniera omogenea tutti i documenti del Gruppo, con il medesimo criterio di classificazione.
Tale criterio, in questo caso si compone di un codice di organizzazione aziendale, unico per ogni azienda, un codice di titolazione, che è unico per tutto il Gruppo e che permette di identificare un documento allo stesso modo per tutte le società che compongono il Gruppo stesso, una descrizione a testo libero dei documenti.
Questi accorgimenti hanno permesso di raggiungere la normalizzazione delle attività di archiviazione, e il controllo dei costi, grazie anche alla realizzazione di un sistema informatico in grado di controllare le pratiche di archiviazione e l’eliminazione della struttura interna preposta alla funzione specifica di gestione dell’archivio.
Altro esempio di gestione documentale, al fine di risolvere problemi di tipo organizzativo e metodologico, relativi all’archiviazione dei documenti e della loro disponibilità, è stato quello della creazione di un sistema di archiviazione multisito, attuata nell’Azienda Unità Sanitaria Locale di Reggio Emilia, a partire dal 1999, a cura della società Vecomp di Verona.
In considerazione dell’esistenza in azienda di sei distretti collegati con link geografici al centro dell’azienda stessa, si è optato per un’architettura che consentisse ad ogni distretto la disponibilità di un documento in modalità document server locale.
Questa configurazione multisito, fa sì che tutte le operazioni di archiviazione siano gestite localmente ottimizzando così prestazioni e traffico di rete.
Per quanto riguarda gli aspetti applicativi, sono state curate principalmente le fasi di gestione, di consultazione e di attività collaborativa del documento.

Oltre alle normali attività di stampa dei documenti archiviati, è stato, infatti, reso disponibile un sistema per la ricerca che rende fruibile l’informazione in qualunque punto dell’azienda. La soluzione è stata integrata con l’infrastruttura di messaggistica, per inoltrare gli elementi all’interno dell’azienda, evitando di assecondare vecchi procedimenti o flussi di lavoro, come le fotocopie o lo smistamento della posta.
E’ stata messa a disposizione la possibilità di creare “storie documentali”, introducendo il concetto di fascicolo. In tal senso, a fronte della ricerca di un documento, l’applicazione mostra l’intero fascicolo di cui esso è parte, in un contesto di sicurezza appropriato a ciascun documento e all’utente che accede al sistema, attraverso un sistema di procedure consistente in un workflow strutturato, permettendo così l’individuazione delle varie fasi del procedimento, la relativa responsabilità di coloro che accedono ai dati e la durata di ogni evento.
Dopo quasi sette anni dall’inizio della realizzazione del progetto gli obiettivi raggiunti attraverso la messa in atto di tali procedimenti possono essere riassunti in: attenzione alla normativa vigente, creazione di un Protocollo Unico, che permette di riconoscere il documento come elemento univoco, disponibilità dei documenti in qualunque punto dell’azienda, introduzione di meccanismi di workflow collaborativo.
Un ulteriore caso di outsourcing archivistico, appartenente ad un’altra realtà societaria è quello inerente alla gestione del sistema documentale del Gruppo SANPAOLO IMI. La gestione dell’archivio di una banca, comporta una serie di problemi specifici attinenti la complessità della struttura stessa, in quanto produttrice di una grande mole di un particolare tipo di documentazione. Ogni documento prodotto nell’operatività di un’azienda – e in particolare di una banca - infatti, è sottoposto ad obblighi di conservazione stringenti, con tempi definiti, e può essere oggetto di richieste di consultazione di diversi aventi causa: clienti, magistrati, nonché organi di controllo del sistema finanziario. Inoltre, il rigoroso rispetto dei tempi di conservazione, selezione e scarto della documentazione è un obiettivo che può portare significativi risultati dal punto di vista dell’ottimizzazione dei costi e del raggiungimento delle economie di scala.

L’archivio storico di Sanpaolo IMI si può descrivere come un arcipelago di archivi: da quello del San Paolo – con quasi 4 secoli di storia – alle carte dell’IMI, uno degli architravi della storia economica del novecento, a tutta quella serie di archivi provenienti dalle banche acquisite nel corso del tempo, ognuna portatrice di un suo complesso di carte.
Inoltre la riforma del sistema bancario di inizio anni novanta, con il passaggio degli istituti bancari da enti di diritto pubblico a società per azioni, ha avuto conseguenze anche sulla destinazione delle carte. Nel caso di Sanpaolo IMI, la costituzione nel 1992 della nuova società, ha comportato la decisione di destinare all’Archivio storico della Compagnia di San Paolo la custodia dell’archivio storico del vecchio istituto bancario, mentre a partire dal 1992 le carte a conservazione perenne sono destinate a confluire nell’Archivio storico di Sanpaolo IMI.
A fronte di una situazione tanto complessa nella primavera del 2002, la società decide di affrontare il problema della gestione dei propri archivi, affidando alla società Alicubi un mandato per la stesura di un progetto finalizzato verso due obiettivi:
•Individuare i documenti da destinare alla conservazione perenne, negli archivi storici sopra citati;
•Analizzare i flussi documentali per ottimizzarne la gestione e arrivare ad impostare un sistema generale di gestione e archiviazione documentale.
Nello specifico, in seguito alla ricognizione dei materiali archivistici è stata elaborata una prima griglia di organizzazione documentale, definendo così la scheda descrittiva essenziale per identificare e collocare correttamente i documenti analizzati. Si è poi costituita una piattaforma informatica: un database relazionale con interfaccia web per consentire a tutti i partecipanti al progetto – interni ed esterni – di seguire l’avanzamento dei lavori. Si è infine avviato un vero e proprio lavoro di schedatura, individuando i nuclei di materiali su cui intervenire in base a tre criteri: importanza storica – identificare e schedare dapprima quei fondi con la maggiore presenza di materiali a conservazione perenne - consistenza della produzione – individuare e gestire prioritariamente i più prolifici produttori di documentazione, per ridurre i costi e i problemi di archiviazione -, intensità di utilizzo – ottimizzare i criteri di gestione della documentazione per ridurre gli oneri connessi alla consultazione.
L’intervento si è sviluppato su sette delle più importanti funzioni centrali della struttura aziendale e ha portato alla costituzione di una banca dati di quasi 60.000 records......

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