Nell’ambito aziendale, la conoscenza, intesa come l’insieme delle competenze e capacità possedute da coloro che operano nella realtà aziendale stessa, nonché dalle tecnologie utilizzate per l’esplicazione delle proprie funzioni operative, è alla base di qualsiasi processo decisionale ed è un elemento critico determinante per generare valore e innovazione. A differenza di alcuni elementi facilmente quantificabili e misurabili, come quelli economici, il capitale intellettuale è un asset intangibile, che ha un concetto molto sfumato, in quanto include, ad esempio, il talento e tutto il know how alla base dei processi aziendali, difficili da codificare e quindi, naturalmente, da trasmettere.
La corretta gestione documentale assume in tale contesto di riferimento un ruolo strategico: in una società della conoscenza, come quella in cui oggi viviamo, è di fondamentale importanza per le aziende “possedere” e far arrivare all’utente giusto, l’informazione appropriata, al momento opportuno. Se consideriamo che circa il settanta per cento dell’informazione risiede nei documenti, si capisce l’importanza di un accesso immediato ai dati aziendali, secondo approcci metodologici precisi, che permettano di evitarne la perdita, anche dopo l’interruzione del rapporto di lavoro con il dipendente che li possiede.
La gestione strutturata del patrimonio informativo aziendale, in un’ottica di Document Management, ha impatto diretto sulla competitività dell’azienda, rendendo la conoscenza condivisibile e fruibile da tutti gli attori dei processi. La gestione cartacea di documenti durante tutte le fasi del loro ciclo di vita (dalla loro creazione, al loro utilizzo, alla loro eventuale distruzione), porta a costi e inefficienze dovuti, per esempio al tempo da dedicare di volta in volta alla loro ricerca. Tra i vantaggi che derivano dall’archiviazione elettronica dei documenti vi sono la riduzione degli spazi adibiti ad archivi, nonché una maggiore riservatezza e sicurezza nella fruibilità degli stessi, grazie anche ai moderni strumenti per la crittografia (la creazione di password di accesso e utilizzo in base a ruoli e funzioni).
Con l’archiviazione elettronica migliorano anche i processi collaborativi, perché i documenti archiviati digitalmente possono essere condivisi, modificati e integrati anche da più utenti, che magari operano in più sedi dislocate della medesima azienda, contemporaneamente e direttamente sul web, tenendo traccia delle revisioni apportate ai documenti stessi, lavorando su un unico modello di riferimento.
Questo rende i processi aziendali più fluidi e rapidi, consentendo anche di operare in maniera collaborativa con il resto della squadra, condividendo skill ed esperienze. I documenti elettronici sono l’elemento fondamentale del Virtual Workspace, un ambiente di lavoro virtuale su cui viene proiettato lo spazio fisico in cui opera un’azienda moderna e innovativa.
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