Negli ultimi anni l’importanza dell’archiviazione sta sempre più assumendo un ruolo determinante nella gestione dell’amministrazione pubblica e privata. Jean-Francois Blanchette in una relazione alle giornate d’informatica giuridica (2004 Berna), afferma che il documento elettronico assume sempre più un ruolo importante nella vita amministrativa e giuridica dei cittadini.
In uno studio di Gartner Group del 1995, fra 200 managers, il 60 % erano dell’avviso che un sistema di GED (gestione elettronica documentale) è importante al pari dei servizi di base quali e-mail, stampe, ecc. Questa percentuale cresce di anno in anno in maniera significativa e attualmente non esistono più dei managers che sono contrari a questo sistema.
Sulla base di studi degli autori del libro “Dokument-Management, Springer 2002”, con un processo di archiviazione elettronica abbinato ad un processo di workflow, si possono ottenere dei risparmi sia finanziari che in ordine di tempo.
L’archiviazione ottica è il sistema che permette a enti, uffici e aziende, di “alleggerire” gli archivi, rendendo più efficiente ed economico l’immagazzinamento e il reperimento di qualsiasi fascicolo.
Archiviare elettronicamente un documento significa convertire il suo contenuto (testi, immagini,
schemi, ecc.) in un formato tale da poter essere trattato da un sistema di elaborazione dati.
Queste informazioni devono essere poi completate con altre che permettano una corretta identificazione, catalogate ed infine memorizzate su supporti informatici, pronte quindi per essere riprodotte in caso di consultazioni e ricerche.
“La fase dell’acquisizione è quella che permette di passare dal documento originale ad una rappresentazione digitale dello stesso. Essa richiede che gli strumenti impiegati siano in grado di assicurare una buona fedeltà di riproduzione delle informazioni e la capacità di memorizzarle nel minor spazio possibile, al fine di ridurne l’occupazione nei supporti su cui saranno archiviate. L’esempio più efficace è rappresentato dallo scanner ottico. Quest’apparecchio, ormai d’uso comune, usato con opportuni software è in grado di convertire i contenuti dei fogli inseriti in segnali digitali ed inviarli direttamente all’elaboratore che provvede a comprimerli e salvarli su file. Durante questo processo l’immagine viene scomposta in singoli punti per ognuno dei quali vengono memorizzati sia il colore che la posizione.
Ne consegue che la qualità del risultato ottenuto è proporzionale al numero di punti utilizzati ed alla precisione con cui si descrive il loro colore. Questo concetto prende il nome di risoluzione grafica dell’immagine. Risulta perciò corretto affermare che maggiore è la risoluzione, maggiore sarà la definizione e quindi la qualità del documento prodotto. Allo stesso tempo, la necessità di gestire più informazioni avrà conseguenze importanti sull’occupazione della memoria.
La fase di catalogazione consiste nell’organizzare in maniera razionale il flusso dei documenti acquisiti e raggrupparli secondo differenti criteri al fine di agevolare al massimo le funzioni di ricerca e consultazione. Normalmente questo è realizzato tramite la creazione di un database contenente tutte le informazioni necessarie, come ad esempio il titolo dei documenti, la loro tipologia, la categoria d’appartenenza, la data d’acquisizione, il soggetto che l’ha effettuata ecc. Tutte queste voci comporranno la scheda d’identificazione e potranno essere integrate con altre che abbiano riferimenti diretti ai contenuti. L’efficienza dell’intero sistema dipenderà dal funzionamento e dalle prestazioni del database. Di notevole importanza sarà la capacità di rendere le informazioni accessibili in rete da parte di più utenti, sia a livello locale sia su reti globali come ad esempio Internet.
Durante la ricerca, le potenzialità riguarderanno soprattutto la possibilità di effettuare indagini specificando diversi criteri di selezione e ordinamento, per ottenere quindi nel più breve tempo possibile il risultato della richiesta. Il sistema infine dovrà garantire un buon livello di sicurezza per evitare che soggetti non autorizzati possano fruire delle informazioni riservate.
I dati dovranno essere quindi protetti con opportuni sistemi di codifica che consentano l’accesso tramite l’utilizzo di password. Una volta individuati, i documenti devono poter essere visualizzati o stampati. Questa è la fase di riproduzione (o presentazione). Qui entrano in gioco le caratteristiche tecniche sia del software di presentazione, sia dei dispositivi di output impiegati, come il monitor o la stampante. Il primo dovrà essere in grado di decomprimere, riconvertire i dati digitali ed inviarli
in maniera opportuna al dispositivo che dovrà riprodurli. Quest’ultimo, sia esso il monitor, la stampante o un’altra periferica, dovrà essere in grado di ricostruire e quindi rappresentare il documento nella maniera più fedele all’originale. Per quanto riguarda le stampanti, ad esempio, sono attualmente disponibili diversi modelli, con tecnologia al laser o a getto d’inchiostro, i quali riescono a realizzare documenti con risoluzioni davvero notevoli, assicurando una qualità di livello tipografico, ottima sia per riproduzioni grafiche di disegni che di fotografie. Tutti i dati prodotti nelle fasi descritte confluiscono e quindi occupano spazio nella memoria di massa dell’elaboratore utilizzato. La gestione degli archivi di grandi dimensioni, con un elevato numero di documenti, rende necessario l’impiego di supporti diversi sui quali memorizzare in maniera definitiva tutte le informazioni nel momento in cui queste superino la capacità del sistema. Una soluzione è fornita dall’impiego di supporti ottici. Una loro particolarità è quella di poter essere scritti fisicamente soltanto una volta e le informazioni registrate possono essere cancellate soltanto logicamente, senza quindi il recupero dello spazio occupato. Questo, che potrebbe a primo avviso sembrare un vero e proprio limite, è invece da valutare positivamente in termini di salvaguardia delle informazioni, considerati sia il costo molto contenuto del supporto, sia il fatto che solitamente le operazioni di cancellazione o di modifica sono molto limitate rispetto a quelle di inserimento. Inoltre questa proprietà è tenuta in forte considerazione dalle autorità preposte a regolamentare questo settore. Tuttavia il mercato mette a disposizione anche supporti riscrivibili (CD-RW) o addirittura magneto-ottici, che consentono accessi sia in lettura che scrittura”. (Mengarelli Stefano: L’archiviazione elettronica dei documenti, pagg 12-14)
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